Kako evidentirati radne aktivnosti – prijenos podataka s listića na računala?


Primam dosta upita o tome kako se podaci s listića prenose na računalo… Pa da ukratko rezimiramo (zanemarujemo u cijeloj priči probleme koji se mogu javiti zbog nekorektno popunjenih listića, zaboravljanja prebacivanja na ostali rad i slične stvari – to ostaje vozačima)…

Nekoliko je načina digitalizacija listića (pod digitalizacijom mislim na prijenos informacija o aktivnostima s listića na računalo i pohranu – sljedeći korak je analiza i obrada tih podataka, izrada izvještaja i slično, a za to vam dobro dođu razni softverski proizvodi – u našoj ponudi IB.ERS i IB.Taho; navedeno uključuje samo očitanje podataka o aktivnostima, ne i o prijeđenim kilometrima):

  • ručni unos/prijepis podataka s listića
  • poluručni unos podataka s listića
  • skeniranje pojedinačnih listića, pohrana u obliku slike, digitalizacija korištenjem specijaliziranih programa (npr. IB.ATR)
  • skeniranje više listića odjednom, pohrana u obliku složene slike, digitalizacija korištenjem specijaliziranih programa (razvoj IB.MATR u planu)
  • korištenje (skupih) specijalnih uređaja za skeniranje i obradu tahografskih listića (vidim da je dostupno na stranim tržištima, no ne znam detalje o tome)

U nastavku za svaki način rada navodim prednosti i nedostatke – iz iskustva naših korisnika i suradnika s kojima zajedno radimo na razvoju softverskih rješenja namijenjenim autoprijevoznicima za evidenciju radnih aktivnosti.

Ručni unos listića

Najjeftiniji :-), najmanje precizan a uz to i najsporiji način rada je ručni unos podataka o aktivnostima s taholistića. Ipak, neki od korisnika (prije svega u slučajevima jednostavnih listića kad je jasno da vožnja traje sat-dva, pa sat-dva odmora i slično, a ne za slučajeve kad se vozi dvije minute pa stoji 5, pa istovaruje teret 15 minuta itd.) su se ispraksirali do te mjere da u vrlo kratkom vremenu (minuta-dvije) unesu kompletni listić.

Ručni unos podataka s listića u našim proizvodima, IB.ERS i IB.Taho je olakšan efikasno realiziranom tablicom za unos i korištenjem prečica na tipkovnici za brzo dodavanje i promjenu vrsta aktivnosti.

Postupak se doslovno svodi na promatranje listića i određivanje trenutaka promjene radne aktivnosti (korisno je koristiti neko ravnalo za preciznije određivanje vremena – usmjereno od središta listića prema rubovima sa vremenskom skalom).

U slučaju ručnog skeniranja, obzirom na to da korisnik cijelo vrijeme utječe na postupak, evidentiranje u IB.ERS i IB.Taho je moguće izvesti “pametno”, na način da se i listići vezani uz noćne vožnje (početak u jednom danu, kraju u drugom) ručno korektno evidentiraju.

Poluručni unos listića

Postupak koji nazivam poluručnim se svodi na sve kao i kod ručnog unosa, ali se za lakše čitanje listića mogu koristiti čitači koje neke tvrtke imaju u ponudi – čitači omogućavaju pozicioniranje listića i ručno zakretanje i lakše određivanje vremena aktivnosti. Neka programska rješenja (mi takva ne nudimo!) omogućavaju aktivaciju čitača na način da se čitač vrti stalnom brzinom, a korisnik na ekranu računala pritišće gumbe u trenucima kad se na čitaču (vrti se listić!) promijeni aktivnosti.

Iskustvo naših korisnika koji su primjenjivali spomenutu metodu u drugom softveru govori da je za komplicirane listiće i ovaj postupak spor i neefikasana, a za jednostavne listiće nema znatnijih ubrazanja u odnosu na ručno očitanje, čak je ponekad i sporije.

Skeniranje pojedinačnih listića

Postupak skeniranja tahografskih listića provodi se korištenjem standardnih skenera – izbor skenera (ako ga već nemate) je bitan ne toliko u pogledu kvalitete (jer se pokazalo korištenjem programa IB.ATR da i slike niske kvalitete daju dovoljno dobra i precizna očitanja) koliko u pogledu brzine skeniranja. Jasno da vam nije svejedno da li ćete za skeniranje listića potrošiti 15 sekundi ili 2 minute! U drugom slučaju upitna je isplativost (vremenski prije svega, no obzirom da nije potreban poseban angažman jer skener radi sam možda se ipak isplati)…

Nedostaci postupka skeniranja po mom mišljenju su prije svega u tome što je potrebno voditi računa o kvalitetnom organiziranju skeniranih zapisa i na tome se dodatno angažirati – grupirati skenirane dokumente po djelatnicima je najpametnije rješenje. Idealno bi bilo grupirati i po mjesecima, pa nakon provedenog skeniranja imate pravu pravcatu digitalnu arhivu tahografskih listića – snimite na CD ili DVD i ako vam za 10 godina zatreba neki listić točno znate gdje je (a papirnati je tko zna gdje). Na kraju, nedostatak koji spominjem se može pretvoriti u prednost.

Nakon skeniranja slike (skenirane zapise) se učitava u naš program IB.ATR i u tren oka program očita sve aktivnosti. Preostaje određivanje vozača i datuma, te prijepis početnog i završnog stanja kilometara. Kod noćnih listića postoje problemi u postojećoj IB.ATR verziji i kombiniranju s IB.ERS i IB.Taho evidencijama. Radimo na tome da se uvođenjem dodatnih mogućnosti prijenos podataka potpuno automatizira.

Kod pojedinačnog skeniranja jedan od problema u postupku može biti i orijentacija samog listića u skeneru (plivajuća početna oznaka, jer teško da ćete uvijek pogoditi precizno pozicionirati listić). IB.ATR posjeduje jednostavan algoritam za određivanje početne oznake, no u nekim slučajevima to baš nije toliko precizno (odstupanje 1-5 minuta). U tom kontekstu skeniranje više listića odjednom korištenjem A4 plastičnih uložaka predstavlja bolje rješenje.

Iz pojedinačnog skena listića teoretski je moguće očitavanje prijeđenih kilometara, no u IB.ATR to zasad nije implementirano. Očitavanje tih podataka dobro bi došlo za preciznije vođenje evidencije, ali nije nužno niti propisano bilo kojim pravilnikom.

Skeniranje 6 listića odjednom

Postupak koji bi se prema našim procjenama trebao pokazati najefikasnijim – odjednom se skenira 6 listića – vrijeme potrebno za skeniranje ovisi o samom skeneru (možete birati od skenera za 400-500 kn + PDV naviše, u svim trgovinama računalima… možda već i u Konzumu :-)). No, ono što je dobro jest da za skeniranje 6 listića potrošite isto vremena kao i skeniranje jednog jedinog!

Ovaj model skeniranja još nije podržan našim softverom, no radi se na tome. U paketu ćemo ponuditi i plastični držač koji će omogućiti lakše pozicioniranje listića i postavljanje u skener.

Karakteristike ovakvog skeniranja – skenira se samo središnji dio listića (dakle, ne može se koristiti za pravu digitalnu arhivu kao slučaj pojedinačnog skeniranja), kod skeniranja listići vire iz skenera jer je ukupna površina veća od A4…

Kad implementiramo podršku za taj način rada napravit ćemo i detaljne brzinske testove kako bi cijelu priču potkrijepili konkretnim informacijama i tablicama s vremenima potrebnim za pohranu i evidentiranje podataka o radnim aktivnostima.

Autor teksta ne odgovara za postupke koje temeljem izrečenog primijenjujete u svojoj tvrtki… Tekst je namijenjen da olakša izbor i sistematizira problematiku rada s taholistićima. Softver na koji se referencira autorski je rad tvrtke INTER-BIZ, te mogu postojati razlike u postupcima pri korištenju drugih softverskih rješenja… 

Ovaj unos je objavljen u Analogni tahograf. Bookmarkirajte stalnu vezu.

Komentiraj

Popunite niže tražene podatke ili kliknite na neku od ikona za prijavu:

WordPress.com Logo

Ovaj komentar pišete koristeći vaš WordPress.com račun. Odjava /  Izmijeni )

Google photo

Ovaj komentar pišete koristeći vaš Google račun. Odjava /  Izmijeni )

Twitter picture

Ovaj komentar pišete koristeći vaš Twitter račun. Odjava /  Izmijeni )

Facebook slika

Ovaj komentar pišete koristeći vaš Facebook račun. Odjava /  Izmijeni )

Spajanje na %s